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江监管办[2012]20号

关于印发《江山市公共资源交易档案管理办法（试行）》的通知

各有关单位：

为规范全市公共资源交易档案管理，维护交易档案的完整、真实和安全，发挥交易档案在优化公共资源市场化配置、规范公共资源交易活动和加强交易市场监管中的作用，根据《浙江省招标投标条例》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）等有关规定，我们制定了《江山市公共资源交易档案管理办法（试行）》，现予印发，请结合交易项目的具体情况施行。

附件：江山市公共资源交易档案管理办法（试行）

江山市监管办

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二○一二年三月三十日

主题词：公共资源交易档案管理通知

报：衢州市监管办、市纪委，市府办、叶锡祥书记、王卫明常务副市长。

发：各相关单位，存档。

市监管办综合科 2012年4月5日印发

江山市公共资源交易档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为规范全市公共资源交易档案管理，维护交易档案的完整、真实和安全，发挥交易档案在优化公共资源市场化配置、规范公共资源交易活动和加强交易市场监管中的作用，根据《浙江省招标投标条例》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）等有关规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本市范围内公共资源交易档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等活动适用本办法。

第三条 本办法所称的公共资源交易档案是指公共资源交易活动中形成的，真实反映交易活动内容，具有查考、利用和保存价值的各种不同形式的文字、图纸、图表、声像、磁盘（U盘）、光盘等不同载体的历史记录。

第四条 公共资源交易档案管理遵循依法治档、分级管理、准确完整、安全规范，便于利用和保守项目秘密的原则。

第五条 市公共资源市场化配置监督管理办公室（以下简称市监管办）、市档案局和负责项目交易监督的有关行政主管部门依照职责分工，做好立档单位交易档案的监督指导工作。

乡镇街道负责本级公共资源交易中心交易项目的档案管理工作。

部门单位负责本级组织交易项目的档案管理工作。

第二章立档单位

第六条 公共资源交易项目立档单位是指参与公共资源交易活动的有关单位（以下简称立档单位），主要有：

（一）项目备案（登记）核准单位；

（二）项目建设（使用）单位；

（三）乡镇街道公共资源交易中心；

（四）组织项目交易的部门单位；

（五）市政府投资项目建设中心；

（六）市公共资源交易中心；

（七）市政府投资项目评审中心；

（八）工程招标代理机构、工程造价咨询机构；

（九）资产资源管理单位、评估机构、拍卖机构；

（十）市监管办。

第七条 立档单位应当根据交易项目的具体情况确定相关材料的归档范围（附件1-10）。

乡镇街道公共资源交易中心和部门单位组织交易的小额公共资源交易项目，由乡镇街道公共资源交易中心和部门单位立卷归档，项目单位可以不另行立卷归档。

第八条 立档单位应当建立设施齐全、符合标准的档案室。

档案室应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防有害气体等安全设施。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第九条 立档单位应当明确档案工作人员，建立档案管理网络，负责收集、整理工作；建立交易档案的收集、归档、保管、移交、使用、存毁、解密等管理制度，增强档案意识。

档案管理人员应当熟悉档案业务，具有计算机操作能力，定期参加档案业务培训，遵守档案管理的法律、法规、规章和有关规定。

第三章收集

第十条 立档单位收集归档的材料主要包括：

（一）初步设计及概算审批材料或政府会议纪要、政府抄告单、项目管理部门决定交易材料；

（二）委托（选择）中介机构材料、自行招标核准材料；

（三）交易事项核准、审定材料（项目审批时，已经对招标事项进行核准的，不需要另行核准材料）；

（四）项目投资评审材料；

（五）资产资源评估材料、拍卖材料；

（六）交易过程中形成的交易文件、交易报名、资格审查、开标评标、中标公示、中标通知等材料；

（七）合同文本；

（八）投诉举报、案件查处材料；

（九）标后监督检查材料；

（十）不良行为记录和公示材料。

第十一条 按照“谁形成谁收集”原则，参与交易活动的各单位应当互相配合，互相支持，主动移交相关材料：

（一）项目备案（登记）核准单位：负责收集备案核准申请表、核准通知书、交易公告申请表、交易文件、中标公示、中标通知书、中标人投标文件、中标人资质资格复印文件、合同副本、投诉举报处理、不良行为记录和公示等材料；

（二）项目建设（使用）单位：负责收集招标事项核准、招标公告、招标文件、中标公示、中标通知书、中标人投标文件、合同等符合项目峻工验收的材料；

（三）乡镇街道公共资源交易中心：负责收集本中心交易项目的审批（审定）材料、项目评估材料、交易公告、交易文件、中标人投标文件等交易过程中形成的全部材料；

（四）组织项目交易的部门单位：负责收集本部门单位组织交易项目的全部材料；

（五）政府投资项目建设中心：负责收集项目代建过程中形成的项目代建委托合同、中标通知书等反映项目代建制的材料；

（六）市公共资源交易中心：负责收集本中心交易项目的开标、评标、专家抽取、成交确认书等反映项目进本中心交易情况材料；

（七）政府投资项目评审中心：负责收集委托评审材料、项目概算申报表、项目估算申报表、建设资金来源审批表等反映项目评审活动的材料；

（八）招标代理机构、造价咨询机构：负责收集代理委托书、中标通知书、代理合同、招标文件（含工程量清单）、预算书、造价咨询报告等反映代理、造价咨询活动的材料；

（九）资产资源管理单位：负责收集交易过程中形成的产权证明材料、委托书、评估材料、合同等全部材料。评估机构：负责收集评估委托书、委托合同、评估结果等材料。拍卖机构负责收集委托材料、报名、拍卖记录、成交确认、合同副本等反映拍卖活动的材料；

（十）市监管办：负责收集反映监管办签署的交易事项审定、现场监管、评标专家管理、标后管理（附件11）、投诉处理、不良行为记录和公示等事项的材料。

第十二条 项目交易活动结束后，交易过程中形成的材料由市公共资源交易中心、乡镇街道公共资源交易中心、部门单位集中保管至公示期满后移交立档单位。

第十三条 交易资料集中保管期间，经监督人员同意后，交易参与人可以查阅自已提交的交易资料。交易参与人确需查阅其他人的交易资料和评标资料的，以及项目情况特别紧急，项目业主需要提前收集交易资料分析研究的，必须经负责项目监督的行政主管部门或市监管办负责人同意。

项目涉及国家秘密、投标人商业秘密、评标秘密的材料，除行政主管部门、公检法和监察机关处理投诉和办理案件外，任何单位和个人不得查阅。

查阅、摘抄或复印交易档案资料，必须经立档单位负责人批准，并做好登记。

查阅利用档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、伪造、损毁、传抄、丢失、销毁档案，不得泄密。

第四章整理

第十四条 立档单位收集文件材料后，应当及时登记，做好档案材料的立卷、整理和管理工作。

第十五条 反映项目核准、审批、审定及交易过程的档案一般为一式二套。项目备案（登记）核准单位、项目建设（使用）单位保存原件，其他立档单位根据需要保存复印件。

只有一份原件的，由备案（登记）核准单位归档保存，项目建设（使用）单位保存复印件。复印件注明原件保存单位名称、时间，加盖原件印制单位印章，确难加盖原件印制单位印章的，加盖原件保存单位印章。

工程招标代理机构、工程造价咨询机构、资产资源评估机构、拍卖机构、市产权产易中心（市公共资源交易中心），对涉及单位年检或企业资质升级需要的材料可以另行保管，复印件归档保存。

第十六条 已经装订成册的招标投标文件（含工程量清单）、预算书等材料和工程图纸等可以不重新装订，其它材料应当装订成卷，装订时应用棉线、纱线等不易腐蚀、变质的材料。

第十七条 归档材料应当字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，签章手续应完备，并采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的材料书写，不得使用铅笔等易褪色的材料书写。热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。

除图纸、图片、证书外，归档的文字材料使用A4或A3纸。

归档图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求折叠、编目。

第十八条 文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律，一般一个案卷不超过200页。一个档案应具有案卷封面（附件12-1、12-2）、案卷目录（附件13）、卷内目录（附件14）、卷内材料、卷内备考表（附件15）、卷盒（附件16-1-16-4）。

工程建设过程的代理、评审、交易、勘察、设计、施工、监理、装饰装修等不同阶段应当分别组卷，同一项目可以组成多个案卷。同一项目涉及不同保存期限的材料，可以把同一保存期限的材料独立组卷，也可以不同保存期限材料同时组卷。同一案卷内有不同保存期限材料的，以该卷内最长保存期限材料为该卷的保存期限。

同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可以不必重复归档，但应在档案备考表中注明；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。

市政府投资项目建设中心、市政府投资项目评审中心对建设项目档案全过程管理的，所涉及的招标档案可以不另行组卷归档。

第十九条 实行计算机辅助招标、评标的项目，需要电子文件的，应当在招标文件中注明，电子文件须与纸质文件同步归档。如无条件形成电子文件的，对利用率高的文件材料，可以采取图像扫描或缩微方式，进行归档材料复制。

第二十条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等要求。

第二十一条 数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时冲印6英寸纸质照片与说明一并整理归档。照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。

第五章鉴定

第二十二条 档案鉴定由立档单位负责实施。立档单位应依法成立档案鉴定领导小组，组成人员一般为单位主要领导、分管领导、办公室负责人、交易业务（经办）人员、档案工作人员。

立档单位应当定期对公共资源交易档案进行鉴定，对失去保存价值或者达到最低保管期限的档案列出销毁清册，写出鉴定销毁报告，档案鉴定领导小组全体成员在销毁清册和报告上签名，并报市档案局备案后方可销毁，严禁擅自销毁档案。

未中标人投标资料保管期满的，注明销毁字样，编制销毁登记表（附件17），经保管单位负责人签字同意后自行销毁。

第二十三条 档案鉴定应当准确判定档案的价值，划分保管期限、密级，审定档案存毁事项，提出保存、销毁、开放、解密和划分控制使用意见。

第二十四条 交易档案保管期限划分应当符合有关规定：

（一）工程招标档案保存期限分为永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案保存期限不少于该项目的设计使用年限。短期是指工程档案保存15年以下。

（二）资产资源交易档案保存至合同期满止。一次性所有权出让、转让的项目，保存期限为永久。

（三）资产资源评估机构、拍卖机构档案保存期限分别为自评估报告印制之日起不少于10年和成交确认书签发之日起不少于10年。

（四）招标代理机构、工程造价咨询机构保存工程档案年限分别为自中标通知书发出之日起不少于5年和造价咨询报告印制之日起不少于5年。

（五）交易保证金档案保存期限依照《会计档案管理办法》等有关规定执行。

（六）采用报名汇总表、评标汇总表格式的项目，未中标人的交易资料保存期限为2个月。但遇有投诉举报或违法违规案件的，与投诉举报、案件查处有关的材料可以移交给办案单位归档，无关资料保存至投诉举报、案件最终处理结案后2个月（结案报告印制之日起2个月）。

（七）现场监管、标后管理档案保存期限为长期；投诉举报、不良行为记录和公示档案保存期限为记录、公示生效之日起2年；案件查处档案、评标专家档案保存期限为长期。

第二十五条 工程项目档案密级分为绝密、机密、秘密三种，具体依照国家、省行政主管部门有关工程密级范围规定确定。

同一案卷内有不同密级的文件材料，应以高密级为本卷密级。

第二十六条 依法必须招标的工程建设项目和其它需要移交的工程建设项目，立档单位保存至项目竣工验收后，应移交到档案管理机构保存，并按规定办理移交手续。

第六章附则

第二十七条 档案管理人员离开档案工作岗位前，应当办理档案资料移交手续，不得擅自处理或带走档案资料，确保档案的真实性、完整性和安全性。

第二十八条 档案管理列入立档单位检查、考核范围。违反档案管理规定的单位和个人，依据国家和省档案管理的有关规定处理。

第二十九条 档案管理工作成效突出的单位和个人，应当给予表彰。

第三十条 工程项目决策、申报审批、施工管理、工程款结算决算、工程竣工验收、资产移交管理等阶段的档案管理和城乡规划设计招标档案管理依照有关规定执行。

第三十一条 政府采购档案管理适用《浙江省政府采购档案管理办法》（浙财采监字〔2009〕6号）的规定。

第三十二条 公共资源交易档案管理国家和省另有规定的，从其规定。

第三十三条 立档单位可以参照本办法制定本单位交易档案管理实施细则。

第三十四条 本办法由市监管办会同市档案局解释，自2012年5月1日起试行。

附件1： 工程招标备案核准单位、项目建设单位

档案归档范围及保管期限参考表

（适用于工程代理、勘察、设计、施工、监理招标）

序号	材料名称	保管期限	公开招标	邀请招标	直接委托
1	立项审批材料（或政府会议记要、政府抄告单、项目管理部门决定招标材料）、项目法人制文件、项目报建表	永久	√	√	√
2	预算审核意见书、预算书、收费依据	永久	√	√	√
3	资金来源或资金来源审批表	永久	√	√	√
4	项目需要的设计图纸及技术资料、图纸审查单（报告）	永久	√	√	√
5	招标事项核准材料（备案核准申请表、核准通知书）	永久	√	√	√
6	招标公告发布申请表、招标及资格审查公告发布媒介材料	长期	√
7	投标邀请函（书）			√
8	投标报名汇总表	长期	√	√
9	招标文件、资格审查文件，包括答疑、补遗、修改文件	永久	√	√
10	评标专家使用申请表（含专家签名）	长期	√	√
11	资格审查报告（包括附件）	长期	√
12	评标报告（包括附件）	长期	√	√
13	委托协商材料（反映协商过程、定价依据等）	长期			√
14	中标公示	长期	√
15	成交确认书	长期	√	√
16	中标通知书	长期	√	√
17	施工合同、代理合同、合同审查文件、合同变更文件	永久	√	√	√
18	中标人投标文件，包括资质资格材料、履约保函、委托授权书、投标澄清文件、修改文件等	永久	√	√	√
19	其它资料

注：1、带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定；

2、（4）、（17）项资料备案核准单位可以不归档，但项目建设（使用）单位应当归档；

3、项目审批时已经核准招标事项的，不需要另行的招标事项核准材料。

附件2： 乡镇街道公共资源交易中心、部门单位组织工程招标项目

归档范围及保管期限参考表

（适用于工程代理、勘察、设计、施工、监理招标）

序号	材料名称	保管期限	公开招标	邀请招标	直接委托
1	办公会议、党政联席会议、村民或社员代表会议记录（会议记要）	长期	√	√	√
2	资金审批或资金来源材料、收费依据	永久	√	√	√
3	招标申请表	15年	√	√	√
4	招标文件（招标须知、工程量清单）、委托协商文件	永久	√	√	√
5	招标公告及媒介资料	永久	√
6	报名表	10年	√
7	项目报名、核对情况统计表	10年
8	资格审查签到表	10年
9	资格审查情况表	10年
10	资格审查报告	10年
11	评标专家使用申请表或评标小组名单	10年	√
12	开标会投标人交标签到表	10年	√	√
13	下浮系数确定表	10年	√
14	评标澄清通知书	10年
15	评标澄清回复书	10年
16	评标记分汇总表	10年
17	评标的报告	10年
18	中标候选人公示（包括中标候选人一览表）	10年	√
19	成交确认书	10年
20	中标通知书	永久	√	√
21	中标通知书确认通知（回复）书	10年
22	中标人投标资料	永久	√	√	√
23	合同正本或副本	永久	√	√	√
24	其它资料	10年

注：带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定。

附件3： 市公共资源交易中心

工程招标归档范围及保管期期限参考表

序号	材料名称	保管期限	公开招标	邀请招标	直接委托
1	招标事项核准资料（备案核准申请表或核准通知书）	5年	√	√	√
2	招标公告发布申请表、招标公告媒介纸质材料	5年	√
3	评标专家抽取申请表	5年	√	√
4	报名汇总表、交标签到表	5年	√	√
5	成交确认书	5年	√	√	√
6	中标公示发布申请表、中标公示媒介纸质材料	5年	√
7	中标通知书	5年	√	√	√
8	其它资料

注：带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定。

附件4： 市建设中心工程招标归档范围及保管期限参考表

（适用于工程代理、勘察、设计、施工、监理招标）

序号	资料名称	保管期限	公开招标	邀请招标	直接委托
1	委托代建合同	长期	√
2	招标文件	长期	√	√
3	中标通知书及交易单	长期	√
4	中标人投标文件	长期	√	√	√
5	项目实施合同	长期	√	√	√
6	其它资料

注：带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定。

附件5： 市评审中心工程招标归档范围及保管期限参考表

序号	资料名称	保管期限	备注
1	政府投资项目建设资金来源审批表	长期	√
2	政府投资项目估算申报表、审批表	长期	√
3	政府投资项目概算申报表、审批表	长期	√
4	预算审核意见书	长期	√
5	工程调整及设计变更审批表	长期	√
6	造价审计报告书	长期	√
7	概算调整审核意见书	长期	√
8	工程款拨付审批表	长期	√
9	竣工财务决算审核意见	长期	√
10	竣工财务决算批复	长期	√
11	委托评审材料（监管办委托评审项目的建议书）	长期
12	其它材料

注：带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定。

附件6： 产权交易项目归档范围及保管期限参考表

（适用于资产资源管理单位、市及乡镇交易中心）

序号	资料名称	保管期限	备注
1	产权证明材料（加盖产权单位印章的产权证复印件或者产权主管部门出具的证明材料等）、村民或社员代表会议决定材料、会议纪要、经济合作社或村委委托书、标的约定	合同满或永久	√
2	产权评估材料（评估报告、市场调查材料等）	合同满或永久	√
3	产权交易项目备案登记表或产权出让审批材料	合同满或永久	√
4	出让公告审批表及公告媒介材料	合同满或永久	√
5	出让文件及补充文件	合同满或永久	√
6	报名登记表及报名人提交资料	5年	√
7	资格审查通过名单	5年
8	开标会议签到表	5年	√
9	评委名单表（评委签到表）	5年
10	开标记录表、成交确认书	长期	√
11	评委推荐中标候选人名单	5年
12	评标报告	5年
13	中标人投标材料	合同满或永久	√
14	中标公示	5年	√
15	成交确认书、中标通知书	合同满或永久	√
16	合同副本	合同满或永久
18	其它材料

注：1、带√的为应当具备资料，其它资料视项目具体情况确定；

2、市产权交易中心涉及年检需要的材料可以另行保管，复印件存档。

附件7：程招标代理机构、造价咨询机构归档范围及保管期限参考表

序号	资料名称	保管期限	备注
1	立项批文、报建表、建设工程施工许可证、图纸审查单	5年
2	招标公告、公告发布申请表	5年	√
3	报名表	5年	√
4	招标文件（招标答疑）	5年	√
5	工程量清单、预算书、计算底稿、造价咨询报告	5年	√
6	评标报告（含附件）	5年	√
7	中标通知书、交易单	5年	√
8	中标单位投标文件（资格审查文件、技术标、商务标）	5年	√
9	代理合同	5年	√
10	其它材料

注：1、带√的为应当具备资料，其它资料由代理机构、咨询机构自行确定；

2、中标通知书、代理合同等涉及企业资质升级、年检的材料可以另行保管，复印件存档。

附件 8： 资产资源评估机构、拍卖机构归档范围及保管期限参考表

序号	资料名称	保管期限	评估机构	拍卖机构
1	委托书	10年	√	√
2	委托合同	10年	√	√
3	评估报告（评估书）	10年	√
4	产权交易项目备案登记表或产权出让审批材料	10年		√
5	报名材料	10年		√
6	拍卖记录	10年		√
7	成交确认书	10年		√
8	其它材料

注：1、带√的为应当具备资料，其它资料由评估、拍卖机构自行确定；

2、委托合同、成交确认书等涉及企业资质升级、年检的材料可以另行保管，复印件存档。

附件9： 标后管理归档范围及保管期限参考表

（适用于行政主管部门、监管办、建设中心、项目建设使用单位）

序号	资料名称	保管期限	备注
1	工程项目标后检查登记表	长期	√
2	设计变更审批材料	永久
3	工程量变更材料	永久
4	工程款增、减材料；调价、调差材料	永久
5	项目班子成员变更审批及新更换人员材料	长期
6	检查整通知书（建议书）	长期
7	整改落实材料	长期
8	开工、工期变更材料	长期
9	其它材料

注：1、带√的为应当具备资料，其它材料根据监督检查和项目情况确定；

2、上述材料可以是复印件。

附件10： 投诉举报、案件处理归档范围及保管期限参考表

（适用于行政主管部门、市监管办）

序号	资料名称	保管期限	备注
1	受理审批材料，包括同意立案调查材料、不予受理立案材料	2年	√
2	同意立案或不予立案通知书及送达回证（执）	2年	√
3	暂停交易通知书	2年
4	书证、物证材料，包括投诉（举报）材料	2年	√
5	证人证言	2年
6	投诉举报人、被调查人询问笔录	2年	√
7	视听材料（录音、录象材料）	2年	√
8	评标专家认定材料、行政主管部门认定材料、鉴定结论、检查笔录	2年
9	投诉（举报）案件处理建议书或审批表	2年
10	投诉（举报）处理决定书及送达回证（执）	2年
11	其它材料

注：1、带√的为应当具备资料，其它资料视案件具体情况确定；

2、当事人被不良行为记录公示的，保存至公示期结束后2年；当事人被行政处罚及追究民事、刑事责任的，保存至处罚执行完毕后2年。

附件11： 工程项目标后检查登记表

项目（标段）名称：

建设单位名称				工程形象进度
工程项目名称				工程规模
项目投资额（万元）				工程地点
施工许可证号				开工日期
核查内容
施工单位	单位名称
	项目班子	姓名			资格证号		核查情况（一致：√，不一致：×）
	项目经理
	安全员
	技术员
	资料员
	施工员
监理单位	单位名称
	项目总监
	专业监理工程师
	土建监理员
	安装监理员
存在问题							检查组负责人：年月日
整改建议
施工单位意见负责人签名年月日			监理单位意见负责人签名年月日			建设单位意见负责人签名年月日

附件12-1 案卷封面式样

220

档号

案卷题名

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

单位统一为 mm 比例：1：2

附件12-2 案卷脊背式样

保管期限

档号

案卷题名

D=10、20、30、40、50、60

单位统一为mm 比例 1：2